Vaxtımızı necə idarə etməli? 3 üsul

“Vaxtım yoxdu” cümləsini unudun. Ən azından, özünüzü bu cümlə ilə aldatmağı unudun.

Hamının 24 saatı olmasına baxmayaraq, necə olur ki, bəzi insanlar günlərini məhsuldar keçirir, bəziləri yox? Sizə də 24 saat kifayət etmir?

Son təhvil tarixləri, layihələr, görüşlər, müqavilələr bir çoxumuzun zamanını alır. İş yükümüzü azaltmaq üçün daima zamana qarşı yarışırıq. Bəlkə 25 saatımız olsa, buna nail ola bilərik, amma bu mümkün deyil.

Zaman qızıl qədər dəyərlidir! Saniyələr, dəqiqələr, saatlar keçir və nə onu dayandıra bilərik, nə də keçmiş vaxtı geri qaytara bilərik. Səmərəli istifadə edə bilmədiyimiz hər müddət işdə gecikmələrə və görüləsi işlərin ləngiməsinə səbəb ola bilər. Bütün bunların qarşısını almaq üçün bəlkə də ehtiyacımız olan tək şey doğru zaman idarəetməsini öyrənməkdir.

Zaman idarəetməsinə aid texnikalara keçməmişdən əvvəl zamanınızı alan, sizi stressə sala biləcək davranışlara nəzər yetirək:

Atalarımız düz deyib: Bugünün işini sabaha qoyma. Bir işi təxirə salmaq, vaxtdan düzgün istifadə etməyinizə mane olan bir hərəkətdir.

İşiniz nə olursa olsun, bunu düzgün şəkildə etmək, detallarına qədər yoxlamaq istədiyinizi anlayıram. Haqlısınız! Ancaq buna mükəmməlliyyətçilik deyildiyini və bu vərdişin vaxtınızdan səmərəli istifadə etməyinizə mane ola biləcəyini bilirsinizmi? Bu, işə başlamaq üçün doğru zaman gəlmədiyini düşünməyinizə və ya bir işə həddindən çox zaman ayrımağınıza səbəb ola bilər. Nəticədə digər işləri təxirə salırsınız. Əlinizdən gələnin ən yaxşısını müəyyən zaman daxilində etməyə çalışın.

Mükəmməlliyətçilikdən əlavə, özünə inamın əksikliyi də işlərin görülməsinə mane olur. Keçmişdə qısa müddətdə etdiyiniz uğurlu işləri xatırlayın. O işləri edə bilmisinizsə, bir çox işi edə bilərsiniz. Özünüzə inanmamaq üçün səbəb yoxdur.

Təkbaşına bütün işləri etməyə zamanınız çatmaya bilər. Bu səbəbdən komanda işinə önəm verməyinizi tövsiyə edirik. İşlərinizi nəzərdən keçirin və dostlarınızla bölüşə biləcəyiniz işiniz varsa, onlardan kömək almaqdan çəkinməyin.

Yox deməyi də bacarmaq lazımdır. Artıq işlə yükləndiyinizi düşünürsənsə, əlavə tapşırıqları qəbul etməkdən nəzakətlə imtina edə bilərsiniz. Əlavə iş görməyə razılıq vermədən əvvəl işlər siyahınıza nəzər salın. Bu, zaman idarə etmə bacarıqlarınızın vacib bir hissəsidir.

Bir çox insan “yox” deməyin onları eqoist göstərəcəyindən narahatdır, amma həqiqət budur ki, “yox” demək özünüzə və vaxtınıza dəyər verməyin ən yaxşı yollarından biridir. Bunu etdiyiniz  zaman, ətrafınızdakı insanların qiymətləndirəcəyi, sizi məmnun edəcək vacib şeylərə həsr etmək üçün daha çox enerjiniz olduğunu görəcəksiniz.

İşləyərkən diqqəti yayındıran şeyləri aradan qaldırmaq təcili və ya vacib işlərə diqqət yetirərkən nəticələrin daha sürətli əldə olunmasına kömək edə bilər.

To do list ( ediləcək işlər siyahısı) hazırlamaqla yanaşı, iş masası və mühitin səliqəli olmasına da diqqət edin.

Pomodoro texnikası

Bu texnika haqqında eşitməyən yəqin ki, yoxdur. Bəlkə də bir çoxunuz istifadə edib effekt görməyib ya da mənasız olduğunu düşünüb. Amma planlı yaşamağı sevən insanlar üçün bu texnika əvəzolunmazdır.

Vaxtı düzgün idarə etmək üçün əslində iki şeyə ehtiyacınız var: Görüləsi işlər siyahısını hazırlamaq və bu istiqamətdə işləmək üçün ayrılacaq vaxtın təyin edilməsi. Əlbəttə ki, bunu edərkən məhsuldarlığınızın aşağı düşməsinin qarşısını almaq üçün düzgün vaxt ayırmalısınız. Burada “Pomodoro Technique” tam olaraq bunu təmin edən bir texnikadır.

Qısamüddətli işdən sonrakı fasilələr fikrinizi yenidən toplamaq baxımından çox vacibdir. Bəs bu texnikanı necə tətbiq edə bilərsiniz?

Bu texnikanı 25 dəqiqəlik işdən sonra 5 dəqiqəlik fasilə ilə tətbiq edə bilərsiniz. Ancaq burada vacib olan heç bir xarici faktorun 25 dəqiqə işləməyinizə mane olmamasıdır. Buna görə işə başlamazdan əvvəl planlama etməyiniz lazımdır. İnternet, mobil telefon kimi diqqətinizi yayındıran və sizi yavaşlatan şeyləri aradan qaldırmaq faydalı ola bilər. Diqqətinizi 25 dəqiqə bir işə verə bilmirsinizsə 20 dəqiqə edin. Və ya 25 dəqiqə diqqətimi toplamaq üçün az vaxtı deyirsinizsə 50 dəqiqə (və ya 60) işləyib, 10 dəqiqə fasilə verə bilərsiniz.

Əslində bunu bir çoxumuz edirik. Çay, kofe fasilələri... Amma bəzən zənglər, mesajlar fikrimizi yayındırır. Ona görə də bu texnika vaxt itirməyinizin qarşısını ala bilər.

Eyzenhauer matrisası

1953-1961-ci illər arasında ABŞ prezidenti olmuş Duayt Eyzenhauer tərəfindən hazırlanan bu texnika zaman idarəçiliyində müvəffəq olmağınıza kömək edə bilər.

Eyzenhauer matrisası tətbiqi olduqca asandır. Tək etməli olduğunuz işləri aşağıdakı kimi bölməkdir.

Təcili və vacib: Təxirə sala bilmədiyiniz, təcili görülməli işlər. Məsələn, sabah iş görüşünüz var və təqdimat hazırlamalısınız.

Bu kateqoriyadakı işlər sizə stress verəcək işlərdir. Çalışın, bu kateqoriyadakı işlərin siyahısı artmasın.

Təcilidir, amma vacib deyil: Zaman itirmədən edilməsi gərəkli amma edilməsə böyük problemlərin baş verməyəcəyi işlərdir.

Məsələn, müştəriyə mail yazılması gərəklidir. Bu cür işlər üçün xüsusi zaman ayıra və ya komanda yoldaşlarınıza, dostlarınıza həvalə edə bilərsiniz.

Vacib, amma təcili deyil: Bu kateqoriyadaki işlər sizin həm iş, şəxsi həyatınıza dəyişikliklər gətirə biləcək, sizi inkişaf etdirə biləcək işlərdir. Gələcəyinizdə dəyişiklik yaradan uzunmüddətli planlarınız da daxil olmaqla yalnız öz istəklərinizdən ibarət olan bir kateqoriyadır. Bu işləri dərhal başa çatdırmaq lazım deyil, ancaq diqqətli şəkildə planlaşdırmalısınız.

Məsələn, sonda karyera yüksəlişinə səbəb olacaq bir kursa getmək.  

Təcili deyil, vacib də deyil: Təəssüflə qeyd edirəm ki, çox insan bu kateqoriyaya daxil olan işlərlə gününü keçirir. Bu başlıq altında topladığınız işlər "edilməyəcək" kateqoriyasına daxil edilməlidir. Bunu etsəniz daha yaxşı olar, amma etməməyə qərar versəniz, bu həyatınızı çox dəyişdirməz. Mümkünsə, bunu etmək üçün vaxt itirməyin. Sizin üçün həqiqətən vacib olan işlərinizi tamamlayın.

ABC yanaşması

“Mən qəribə texnikalar, üsullardan istifadə etmək istəmirəm” deyirsinizsə, ABC üsuludan istifadə edə bilərsiniz. Bunun üçün edəcəyiniz işlərin ümumi siyahısını önəmli, orta önəmli və önəmli olmayan və ya A,B,C qruplarına bölün və ona uyğun vaxt ayırın.

Son olaraq, əlinizdə xəritə olmadan bilmədiyiniz yerə gedə bilməzsiniz. Hazırlayacağınız siyahı da sizin üçün xəritə rolunu oynayacaq. Eyni zamanda, öz hobbiləriniz və yaxınlarınız üçün ayrırmağa xeyli zaman qalacaq.

Sizə məhsuldar bir gün və həftə diləyirəm.